Създаване на добре проектирана фактура: стъпка по стъпка
Скучната документация е едно от необходимите злини на дизайнера на свободна практика.
Просто няма начин да се заобиколи, ако искате да проследявате и управлявате плащания от клиенти, ще трябва да настроите система за фактуриране. Не всичко обаче е лоша новина; забавната част е, че всъщност получавате да проектирате персонализирана фактура.
Днес ще преминем през проектирането на фактура от нулата. Ще бъда възможно най-задълбочен и ще включа всичко, което трябва да знаете, от абсолютните основи до усъвършенстваните функции и дори малко теория на дизайна.
Основите
Да започнем с голата структура. Първо, вашата фактура трябва да се побира върху стандартен лист хартия (8, 5 ″ x 11 ″ или обратно), така че клиентът да може да я отпечата без проблеми. Коефициентите са, че ще го запазят цифрово, но за удобство е най-добре да се придържате към стандартния формат на писмото.
На следващо място, тя трябва да включва вашето име (или име на компанията) и основна информация за контакт. Ще искате да бъдете задълбочени и да включите физическия си адрес, имейл адреса, телефонния номер и всичко друго, което е от значение. Освен ако нямате основателна причина да скриете някоя от тази информация от клиент, тя трябва да е налице за счетоводни и записващи цели (за тяхна полза, а не за ваша).
Също така ще искате да включите датата на фактурата, както и номер на фактура. Не е необходимо да създавате номер на фактура, но е полезно както за вашата, така и за файловата система на вашия клиент. Как ще създадете система за номериране на фактури зависи изцяло от вас. Това може да бъде просто датата, отрязана до числа, или основна текуща сума (001, 002, 003… 110, 111, 112) от броя на фактурите, които сте изпратили през тази година.
Предайте вашата марка и стил
Очевидно, тъй като всъщност сте дизайнер, трябва да проектирате фактурата си, за да отговаря на вашата лична или корпоративна марка. Основната цел е да го направи функционален, но важна второстепенна цел е да го направи привлекателен.
Как ще приложите вашата конкретна марка зависи от вас. Предлагам да вземете вдъхновение от нещо, което вече сте създали, като уебсайт, бланка или визитка. Използвах уебсайта Design Shack като отправна точка за цветово вдъхновение и избор на шрифт и измислих следното заглавие:
Това е просто, но върши работата и определено предава класическия, стар стил на нашия уебсайт. За да добавя малко повече усет, хвърлих въртящ се вектор в долния десен ъгъл. Функционално е излишно, но ще добави малко забавление към крайния продукт, без да се разсейва твърде много от основното съдържание. Забележете, че съм намалил прозрачността с доста голяма сума, така че да не стърчи толкова много.
Четена мрежа
След това се нуждаете от област, в която да изброите за какво е таксувате клиента. Дори и да таксувате за един проект, разделете времето си на секции, така че клиентът ви да може ясно да вижда за какво ви се плаща. Понякога един номер на артикул с обща сума ще ви спечели възмутено обаждане от клиент, изискващ да знае защо ви плаща толкова много. Общата сума е много по-голяма вероятността да бъдете приета, ако направите ясно ясно колко работа сте свършили.
Целта тук е ясна, четена информация. Препоръчвам да използвате зебра ивица или видима решетка, за да увеличите четивността. За повече вдъхновение за четените решетки, вижте нашия пост за създаване на страхотни таблици.
Направете място за подробни описания
Често се случва решението на решетката по-горе да е стъпка в правилната посока, но не е достатъчно. Някои дизайнери и / или клиенти предпочитат подробно описание на всяка договорена покупка. В тези случаи просто изградете ред между всеки елемент с някаква допълнителна височина върху него. В примера по-долу реших да запазя метода за оформяне на зебра и отстъпих на копието на описанието, за да поддържам контраст между двете.
Забележете, че съм добавил и голям, удебелен общ. Този номер вероятно ще бъде най-важната информация както за подателя, така и за получателя на фактурата. Следователно, няма смисъл да се крие това. Направете го да се откроява, за да може читателят да го хване с един поглед.
Срок за плащане
Този е важен. Някои могат да видят крайния срок за плащане на фактура за дизайн като предполагаем или груб, но считам за необходимост, ако фактурирате клиент, с който не сте свършили много работа в миналото. Вие сте професионалист и не бива да позволявате на никой да се отнася по друг начин. Ако сте свършили работата задоволително, тогава заслужавате спазването на определена дата на заплащане. В повечето случаи дизайнерът е представен с краен срок за произведението на изкуството и следователно е напълно разумно да се даде на клиента срок за плащане. Просто се уверете, че това не е изненада за тях. Трябва да настроите стандартна насока, като например „всички плащания, дължими в рамките на седмица след датата на получаване на фактурата“ и да предоставите тази информация на клиента, преди да започне работа.
Отново отидох с прост дизайн елемент, но го направих достатъчно смел, за да се открои. Не искате да го карате да се смесва прекалено много, като по този начин давате на някого добро извинение да каже, че не са го виждали.
Изчистете условията за плащане ясни
Заедно с датата на плащане трябва да включите всички специфични изисквания, които имате по отношение на плащането. Това включва всеки общ текст за засилване на срока на плащане, предпочитаните и приети начини на плащане, вашата политика относно отхвърлените чекове и т.н.
Това, което поставяте тук, зависи изцяло от вас. Искате да сте кратки, но достатъчно задълбочени, за да сте сигурни, че сте обхванати в случай на спор или нежелана ситуация. Докато се занимавате с все повече и повече клиенти, ще искате да преразгледате този раздел, за да отговаря на всички сценарии, срещу които често се сблъсквате.
Включих и зона за приятелски, неформален изход. Това е чудесно място за бележки относно конкретни работни места и др. Фактурите могат да бъдат малко студени и неофициални, не се страхувайте да вдъхнете малко лично дружелюбие.
Завършен дизайн
Това е всичко, което има. Няма съмнение да имате няколко персонализирани области на информация, които да включите, но това обхваща обикновено вашата фактурна фактура. Вижте готовия продукт по-долу.
Малка теория на дизайна
Структурирах дизайна на фактурата много умишлено, така че да повлияя на читателя. Има три основни сведения, които искаме клиентът да забележи: от кого е, кога се дължи и колко се използва. Всичко останало със сигурност е все още важно, но в крайна сметка второстепенно за тази ключова информация. Вижте по-долу, за да видите последователността на дизайна, която използвах за постигане на визуална йерархия.
За важните елементи съм използвал постоянен цвят, който контрастира добре с фона и е уголемявал / удебелявал тези елементи, така че да се открояват от всичко останало на страницата. По този начин читателят поема в тези три бита информация, дори и да прескача страницата само за минута. Опитайте да погледнете готовия дизайн по-горе, без умишлено да четете нищо. Забележете, че дори и очите ви да се движат около страницата, те са инстинктивно привлечени към елементите с най-много контраст.
Достъпност
Една последна бележка за дизайна. Забележете, че е оптимизиран за печат над споменатото по-горе изискване за размер. Ако отпечатате тази фактура на обикновен черно-бял лазерен принтер, тя трябва да изглежда добре. Цялата информация ще запази четността си и визуалната йерархия няма да бъде нарушена. Освен това, тъй като няма тъмни пълнежи, по-големи от логото на заглавката, то трябва да използва минимално количество тонер.
Друго важно нещо, което трябва да се вземе предвид, е размерът и формата на файла. Ще искате да го запазите във формат, който е широко приет, като .pdf или .doc и да гледате, за да сте сигурни, че го поддържате най-много под няколко стотин KB (колкото по-малък, толкова по-добре). Това гарантира, че файлът няма да бъде блокиран от изискани имейл сървъри и може лесно да бъде получен от човек с по-малко от звездна интернет връзка.
Те могат да изглеждат като незначителни детайли, но малките неща играят голяма роля във възприемането на документа от другите. Една добра фактура е тази, която не ви превръща в техническа поддръжка за всеки, който се опитва да я получи.
Още идеални идеи
Само да завършим нашата дискусия за полезни функции, ето още няколко, които може да искате да включите:
- Автоматични суми: Създайте фактурата си в Excel или Numbers и формули за настройка, за да свършите цялата досадна математика за вас!
- Интерактивен PDF: Има много неща, които можете да направите с PDF, за да го направите по-интерактивен, но най-добре е да го ограничите до функции, които могат да се използват от повечето читатели, като например преобразуване на всеки имейл или уеб адрес, адресиран към живи връзки (с възможност за кликване)
- Интеграция на PayPal: Вземете го онлайн и включете бутон PayPal, за да улесните клиентите да се свържат с услугата и да ви изпратят пари.
Заявления за фактуриране
Не искате да се занимавате с главоболието да създавате свои собствени фактури? Вижте тези статии в уеб приложенията, които ще ви помогнат да свършите работата.
- Шест ревизии: 20 инструмента за фактуриране за уеб дизайнери
- 1-ви уеб дизайнер: 5 страхотни безплатни инструмента за вашите нужди за фактуриране
- Списание Tripwire: 30+ основни фрийлансер инструменти за проследяване на разходи, фактуриране и фактуриране
Покажи ми твоя
В обобщение, добре разработената фактура трябва да се съсредоточи върху три основни аспекта: от кого е, кога е дължима и колко е предназначена. Също така не забравяйте да опишете работата си и да дадете подробни описания, за да предотвратите объркване. И накрая, дайте му част от вашата собствена личност, без да се разсейвате твърде много от основното съдържание.
След като видях моя опит за прилична фактура, кажете ни какво бихте направили, за да я направите още по-добра. Още по-добре, включете линк към собствената си фактура и ни кажете за основните й характеристики.
Бъдете наш приятел!
Като статията? Не забравяйте да сте в крак с нас в Twitter и Facebook.
