Цитат Робот 2: Създаване на впечатляващи клиентски предложения просто се получава още по-лесно

Като дизайнер или разработчик, документооборотът вероятно е необходимо зло, а не нещо, което особено ви харесва. Задачи като създаване и управление на котировки на клиенти и изпращане на фактури могат да бъдат досадни или дори сплашващи.

За щастие, QuoteRobot е тук, за да оптимизира процеса вместо вас. Разгледахме това страхотно приложение при първото му стартиране, но сега то е изцяло преработено за версия 2, така че е крайно време да имаме още един поглед!

Настройка на акаунт

В тази статия ще ви представя първокласна обиколка на QuoteRobot. Ще започнем от самото начало с настройката на акаунта и ще продължим през целия път чрез изграждане на котировки и фактури.

Първата стъпка в този процес очевидно е създаването на акаунт. Това е доста просто. Не се нуждаете от кредитна карта, за да се регистрирате (има 30-дневна безплатна пробна версия), само име, местоположение и почасова ставка, като всичко това може да бъде променено по-късно.

Когато се регистрирате, имате възможност да импортирате данни (включително клиенти) от Harvest или FreshBooks. Ако вече сте прекарали здравословно парче време, настройвайки се в някоя от тези системи, това е чудесна функция, която наистина опростява стартовия процес.

Всички сме приключили с процеса на регистрация, но преди да продължим, получаваме линк за споделяне, който ни печели безплатни месеци на използване. Ако ще се абонирате за тази услуга, ще бъде чудесно да получавате месец безплатно всеки момент от време, когато приятел се регистрира.

Създаване на оферта

Настройката на акаунта беше лесна, но сега е време наистина да се разровите и да проверите процеса за създаване на котировки. Сигнал за спойлер: това е толкова лесно, колкото и последната стъпка. QuoteRobot прави всичко толкова лесно, колкото попълването на няколко уеб формуляра. Преди да го знаете, имате готови страхотни оферти и фактури, готови да ги изпратите на клиенти. Нека да започнем.

Стъпка 1. Добавете клиент

Първата стъпка за създаване на оферта е да се уверите, че имате клиент. Добавянето на такова е лесно, просто отидете на „Клиенти“ в страничната лента и въведете основна информация. Необходими са само четири полета, за да създадете клиент, така че да сте готови и работещи за нула време.

Стъпка 2. Изберете клиент

Сега, когато имаме клиент, с който да работим, превключете обратно към раздела с оферти и изберете този клиент от падащото меню. Оттук натиснете бутона „Следваща стъпка“.

Стъпка 3. Добавете страници

Дясната страна на екрана трябва да се разшири, за да се покаже меню, пълно с възможни страници. Това са отделните парчета, които съставят цитат и можем да ги добавим по желание с едно щракване. Ще мина през всеки, за да можете да видите какво правят.

Стъпка 4. Заглавна страница

За заглавната страница всичко, което трябва да направите, е да вмъкнете заглавие на проекта, а останалата част от дизайна и съдържанието на страницата се грижи автоматично. Ако не ви харесва текстът, който е автоматично вмъкнат, можете да го персонализирате в настройките си.

Стъпка 5. Текстова страница

Следващата налична страница е обикновена страница с текст. Можете да използвате това за всичко, което искате, но обикновено там ще поставите неща като описанието на проекта, обхвата и условията на споразумението.

Както можете да видите на изображението по-горе, всичките ви страници се показват като модули, които се появяват в хубав вертикален списък. Създаването и редактирането на клиентски котировки е толкова лесно, колкото прелистването и попълването на формулярите, всъщност никога не е по-сложно от това.

Стъпка 6. Времева линия

Следваща е графиката на проекта. Това е любимата ми функция на QuoteRobot, тъй като това е частта, която вероятно бих загубила най-много време за изграждане сама. Тук въвеждате дължината си на времевата линия, след това задавате етапи и незадължителни точки за плащане.

Стъпка 7. Цитат

Това е страницата, на която разбивате отделните части на проекта, колко време ще отнеме и колко ще струват. Дизайнерите се славят ефективно да общуват с клиентите колко големи и скъпи са проектите, преди да започне работата. Този прост инструмент ще ви помогне да предоставите на клиентите си точно това, което трябва да знаят отпред.

Това ви защитава, както и вашия клиент. По-късно, когато дойде време те да прехвърлят чек, клиентът не може да каже, че не е разбрал какво е свързано или какво би струвало. Всичко е изложено тук и работата не започва, докато не натиснат бутона „одобри“.

Стъпка 8. Визуализация и изтегляне

След като приключите с добавянето на страници и попълването на формулярите, вие сте готови да прегледате, изтеглите и / или изпратите готовата оферта. Ако щракнете върху бутона за малко око в горната част на екрана, ще видите генерирания финален преглед на целия ви цитат на много страници.

Изтеглете : Щракнете тук, за да изтеглите примерна оферта.

Както можете да видите, информацията, която поставяте във формулярите, автоматично се форматира в хубаво оформление. По този начин изразходвате времето си само за уточняване на детайлите, а не да губите цял ден, създавайки нещо, което изглежда представително.

Ако искате да видите готовия примерен отчет, който създадох, можете да изтеглите PDF файла, като щракнете върху връзката по-горе.

Стъпка 9. Одобрение на клиента

Ако вашият завършен цитат ви харесва, е време да го изпратите на клиента. Просто кликнете върху бутона „Изпращане“ и клиентът ви ще получи имейл с линк, за да прегледа цитата онлайн и да изтегли PDF файл.

Както можете да видите, на клиента ще бъдат предоставени две опции в отговор на цитата: одобряване или отказ. Отново, това прави два пъти по-сигурно, че няма да започнете работа, докато вашите клиенти не ви дадат палци както за детайлите на проекта, така и за цената.

Стъпка 10. Фактуриране

QuoteRobot не ви оставя да плавате след офертата. Той вижда нещата до самия край, като предлага и функционалност на фактурите. Когато проектът е завършен, всичко, което трябва да направите, е да кликнете върху раздела Фактура, да изберете оферта и той автоматично да се преобразува във фактура, която да бъде изпратена до клиента.

Как е?

Наистина обичах QuoteRobot последния път, когато го разгледахме, и той стана доста по-добър оттогава. Като за начало, дизайнът на потребителския интерфейс на цялото приложение се е подобрил драстично. Обичам колко елегантно изглежда цялото нещо. Освен това е супер лесно да се ориентирате.

Опростен работен поток

Предишната версия имаше някакъв интерфейс за плъзгане и пускане за изграждане на вашите котировки. Това беше хубаво, но беше повече работа и честно казано, голяма част от тази работа беше излишна. Тази нова версия премахна всички ненужни компоненти, така че да можете да разчитате чрез създаване на цитати в минути.

Наистина оценявам инициативата за цялостно преосмисляне на това приложение за още по-добро, дори когато на повърхността изглеждаше сякаш нещата се премахват.

Струва 10 долара / месец?

„Време е да замените разпръснатите имейл комуникации и телефонни обаждания с процес на одобрение на големи момчета за клиент.“

С номинална стойност ще продължа напред и ще кажа, че функционалността на приложението отговаря на цената. Това не е просто съветник за създаване на документи, това е цялостна система за управление на оферти и фактури, която ще ви помогне да продължите да вършите нещата в дългосрочен план (със статистически данни и отчети, които да помогнат за проследяване на вашия успех).

Сега, дали имате нужда от това или не, зависи от това кой сте и какво правите. Ако откриете, че изпращате една или две оферти годишно, това може да не е за вас. Ако обаче установите, че изгаряте значително време върху документите, QuoteRobot може драстично да опрости живота ви.

Освен това, мисля, че тук има огромен пазар за дизайнери и разработчици, които са на място, където летят соло, управляват компания до седалката на панталоните си, без каквато и да е официална система, която да проследява и управлява бизнес аспекта. Ако това сте вие, то определено трябва да погледнете в QuoteRobot.

Време е да замените разпръснатите имейл комуникации и телефонни обаждания с процес на одобрение на големи момчета за клиент и това е най-лесният начин, който знам за вас, за да обгърнете ума си около това, което включва.

Обратна връзка: Още теми

Като цяло нямам никакви големи оплаквания за QuoteRobot. Поставих го през крачките и той се представи доста добре на всички фронтове, без да става. Единственото нещо, от което бях разочарован, беше липсата на подходяща тематична галерия. Обичам, че имам възможността да изграждам и качвам свои собствени теми, но мисля, че за 10 долара на месец трябва да взема поне пет различни предварително изградени дизайнерски теми, от които да избирате (това трябва да е толкова лесно, колкото щракване или две), Темата по подразбиране е достатъчно приятна, че нямам нищо против да я използвам, но като се има предвид, че дизайнерите са голяма цел за този продукт, някои вариации ще изминат дълъг път.

Опитайте!

В интернет има много приложения за фактуриране, но QuoteRobot е единственият, който съм опитвал, който ви помага далеч преди стъпката на фактуриране дори да започне. Мисля, че това приложение има една основна цел: да улесни управлението на предложенията. В това определено успява. Процесът е възхитително прост.

Ако се интересувате, вижте QuoteRobot за себе си с безплатната пробна версия. Ще отнеме само секунда и наистина мисля, че това, което виждате, ще ви хареса.